10 suggerimenti per semplificare il lavoro con i file in Dropbox

Scopri come recuperare i documenti cancellati, trovare rapidamente cartelle importanti e caricare le scansioni direttamente nel cloud.

Dropbox ha da tempo cessato di essere un semplice servizio cloud ed è diventato un vero ecosistema per collaborare ai progetti. Ma è ancora basato sulla memorizzazione dei file, le cui possibilità sono in continua espansione. Usali al meglio.

1. Condividi istantaneamente i file

Precedentemente, Dropbox aveva un sistema separato per l'invio di file: dovevi usare una cartella pubblica speciale. Ora tutto è molto più facile.

Passa il mouse sul file e fai clic su "Condividi", in modo da avere la possibilità di creare un collegamento. Chiunque abbia un link può visualizzare questo file. E se hai intenzione di lavorare su un documento o una cartella con altre persone, aggiungili attraverso la stessa finestra, usando nomi o indirizzi email.

2. Recupera i file cancellati

Se elimini accidentalmente un file da Dropbox, puoi ripristinarlo senza problemi entro 30 giorni. E con un abbonamento Dropbox Professional, questo periodo passerà a 120 giorni.

Apri la sezione "File" e fai clic con il tasto sinistro su "File eliminati". Controlla gli articoli di cui hai bisogno e fai clic sul pulsante blu "Ripristina" situato sulla destra.

3. Torna alle versioni precedenti del file.

Questa funzione apprezzerà gli scrittori e gli editori. Permette di ripristinare versioni precedenti di documenti.

Fare clic sui tre punti a destra del file e selezionare "Registro versione". Vedrai un elenco di tutte le opzioni e sarai in grado di scoprire quando e da chi sono state apportate le modifiche. Mira alla versione desiderata e fai clic con il pulsante destro del mouse su "Ripristina".

4. Richiedi file

Puoi chiedere di aggiungere file al tuo repository di qualsiasi utente, anche a chi non ha un account Dropbox. Nel riquadro di sinistra, apri File Richieste e fai clic su Crea richiesta di file.

Nella prima riga scrivi cosa ti serve esattamente e nella seconda seleziona la cartella. Dopodiché, rimane solo per inviare il link all'utente desiderato.

5. Contrassegnare file e cartelle importanti per un accesso rapido.

Se memorizzi molti file in Dropbox, probabilmente devono essere organizzati. Segna gli elementi più necessari e fai clic con il tasto destro del mouse su "Contrassegna con un asterisco". Ora sulla home page, saranno visualizzati nella parte superiore dello schermo.

6. Salva i file per l'accesso offline.

Nelle app mobili Dropbox, anche con un account di base, è possibile salvare i file per l'utilizzo offline. Per poter salvare le cartelle, è necessario un abbonamento Dropbox Professional.

Fare clic sui tre punti accanto al file e selezionare "Accesso a Aut. modalità. " Ora può essere utilizzato attraverso l'applicazione anche senza accesso al web.

7. Risparmia spazio sul tuo computer usando la sincronizzazione personalizzata

Per impedire che i file di grandi dimensioni dal cloud occupino spazio sul computer, abilitare la sincronizzazione selettiva nel client Dropbox PC. Ciò consentirà di salvare su un disco rigido solo alcune cartelle e non l'intero contenuto dell'account.

Per abilitare la funzione, aprire le impostazioni del programma e nella scheda Sincronizzazione, fare clic sul pulsante appropriato. Quindi selezionare le cartelle che devono essere sincronizzate con il computer e fare clic su Aggiorna.

8. Creare collegamenti per il download diretto.

Quando condividi qualcosa, il link apre prima il sito Dropbox e solo dopo puoi scaricare il file. Questa limitazione può essere elusa: è sufficiente sostituire dl = 0 con dl = 1 nel collegamento. Ora, dopo averlo esaminato, il download del file inizierà immediatamente.

9. Proteggi i file con la verifica in due passaggi e il codice di accesso.

Se qualcosa viene tenuto segreto nel cloud, l'account deve essere protetto. Abilitare la verifica in due passaggi in modo che, oltre alla password, il servizio richieda anche una chiave di sicurezza. Per fare ciò, vai alle impostazioni e apri la scheda "Sicurezza".

Sul telefono, è possibile attivare un codice di accesso a quattro cifre, che è necessario immettere ogni volta che si accede all'applicazione. L'opzione è nelle impostazioni nella categoria "Funzioni avanzate".

10. Carica le scansioni dei documenti direttamente su Dropbox

Puoi scansionare i documenti direttamente tramite l'app mobile Dropbox. Basta fare clic sul segno più nella parte inferiore dello schermo e selezionare l'elemento appropriato. È possibile comporre un'immagine, selezionare un formato, nonché una cartella in cui il file cadrà.

Dropbox →

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