"0 in entrata": un sistema chiaro per mantenere la posta in arrivo zero

Dopo aver letto questo articolo, diventerai il re delle email. Onestamente.

L'e-mail per molti è ancora uno strumento di lavoro non assegnato e una sofferenza quotidiana. Qualcuno ha sette lettere in arrivo e ora le disasserà rapidamente. Qualcuno ha 46 caselle di posta, ma le rastrellerà anche in un giorno perché è abituato. Per ogni persona c'è una certa soglia per il numero di e-mail in arrivo al giorno, che può gestire senza ritardare l'elaborazione il giorno successivo e, di conseguenza, senza creare blocchi nella scatola elettronica. Puoi chiamare questa soglia "naturale".

Se ci sono più lettere di quante una persona possa gestire, allora è necessario cambiare approccio alla gestione della posta elettronica. Ciò aumenterà la soglia del valore richiesto in un caso particolare. Hai bisogno di gestire 100 email al giorno? Quindi puoi e 100, basta usare il metodo corretto per lavorare con la posta. Quale? Ora dillo.

L'unico indicatore che una persona affronta la posta è zero in arrivo alla fine della giornata lavorativa. Il principio chiave dell'elaborazione in entrata competente è la comprensione della lettera di fronte a voi. Per prima cosa devi imparare come classificare chiaramente le lettere e sapere cosa fare con ciascun tipo.

Tutte le lettere in arrivo possono essere divise in sette categorie:

  1. Non c'è bisogno di rispondere, non c'è bisogno di leggere. Esistono due modi per tali lettere: archivio o cancellazione. Se ricevi un'altra newsletter che non hai mai letto, allora fai un favore a te stesso - annulla l'iscrizione. Un'azione in cambio di sbarazzarsi di dozzine di tali lettere in futuro. Vogliamo imparare come affrontare il flusso di lettere in un giorno? Meno flusso è più facile. Non aver paura di perdere qualcosa di importante. Le informazioni veramente necessarie ti arriveranno in un altro modo e compariranno di fronte a te almeno una volta ancora.
  2. Con allegati di file. Questo può essere un avviso della necessità di pagare qualcosa o informazioni per il lavoro attuale o futuro. Per tali lettere è utile creare cartelle separate, ma senza fanatismo. Troppe cartelle? Semplificare. Per trovare qualcosa di necessario in seguito, non è necessario un migliaio di cartelle, ma la possibilità di utilizzare le funzioni di ricerca del mailer.
  3. Rispondi come desiderato La risposta sembra essere facoltativa, ma a volte la cortesia è utile. Quindi agisci esclusivamente sulla situazione.
  4. Con il tempo di rivedere. È interessante da leggere, ma non necessariamente. Prova a fare riferimento a questa e alle precedenti categorie quante più lettere possibili. Questa è la chiave per una gestione efficiente della posta.
  5. Devo rispondere oggi. Tutto è semplice: prendi e rispondi ora, se qualcosa è assolutamente urgente o alla fine della giornata lavorativa.
  6. Devo rispondere, ma non oggi. Il bello dell'e-mail è che non è una chat o un telefono. Nessuno si aspetta e non dovrebbe aspettarsi una pronta risposta via e-mail, se questo non è menzionato nell'intestazione della lettera. Se il termine per una risposta è un giorno o se tu sai e per quanto tempo hai bisogno di dare una risposta, allora metti tali lettere nella cartella appropriata. Ad esempio, "Rispondi il lunedì", "Rispondi il martedì" e così via. Ora crea te stesso una lista di controllo, che ha l'articolo "Al mattino, processare la posta in ritardo per oggi". A tale scopo, esistono anche strumenti di automazione specializzati: RightInbox per Gmail, FollowUpThen.com e FollowUp.cc.
  7. Lettera incomprensibile Ci sono tali lettere che sono difficili da attribuire a una delle categorie. Non tormentarti con riflessioni e concordare con te stesso di riferire tali lettere a una delle categorie sopra elencate.

In base a questa classificazione, avremo bisogno di cartelle per le categorie n. 2, 3, 4 e 6.

Regole di elaborazione della posta elettronica

  • Attendi 30 minuti alla fine della giornata di lavoro per portare a zero la posta in arrivo. È più efficace che provare a rispondere immediatamente ad ogni lettera. Le persone non sono multitasking. Meno distrazioni e passaggi: maggiore efficienza.
  • Cosa fare con le lettere urgenti? Impostare un intervallo con cui si seleziona la casella durante il giorno. Ad esempio, una volta all'ora. Seleziona la casella per le lettere importanti urgenti e, se non ce ne sono, torna al lavoro. Ricorda il vantaggio della posta: non è un mezzo per l'interazione istantanea. È possibile che il problema menzionato in una delle lettere non urgenti venga risolto senza la tua partecipazione entro la fine della giornata, oppure entro la fine della giornata riceverai più informazioni che risolveranno il problema in modo più rapido ed efficiente.
  • In qualsiasi momento quando non controlli la posta, tieni il mailer chiuso. Disabilita le notifiche. Riduci la distratta contemplazione del numero di lettere in arrivo. Ora hai un altro lavoro e il tempo per la posta non è ancora arrivato. Nei momenti di dubbio sulla correttezza di questo approccio, ricorda: non sei nella centrale nucleare, ma anche se ci si trovasse su di esso, si sarebbe stati informati del surriscaldamento del reattore, in ogni caso non tramite e-mail.
  • Usa il tuo desiderio di terminare la giornata di lavoro in tempo per accelerare l'elaborazione della posta. Questo è il motivo per cui si consiglia di smontare la posta in arrivo a zero alla fine della giornata. Hai 30 minuti e vuoi terminare rapidamente tutto. In realtà, si tratta di una sorta di gioco, ma è anche possibile gamificare intenzionalmente l'elaborazione della posta elettronica.
  • Scrivi brevemente e al punto.
  • Sii positivo e amichevole. Le email sono in grado di costruire e distruggere le relazioni. Invece di affrontare i problemi veramente importanti, le persone a volte arrivano addirittura a cercare di chiamare il loro avversario come un idiota il più delicatamente e nascosto possibile, e l'intero testo è costruito su questo. Non c'è niente di strano nell'esprimere il tuo messaggio positivo al destinatario con una piccola frase piacevole nel corpo della lettera. La tua cordialità tornerà a te, e la corrispondenza diventerà molto più significativa ed efficace.
  • È necessario rastrellare le lettere in ordine inverso. E l'unico modo. Sembra più logico iniziare con lettere più vecchie, ma il nostro obiettivo è zero inbox, il che significa che arriveremo alla prima lettera che riceviamo prima della fine della giornata lavorativa. Se ti lasci andare e inizi a lasciare le ultime lettere ricevute oggi per domani, l'intera tecnica smette di funzionare. Perché hai anche bisogno di studiare il lavoro competente con la posta, se non segui la regola fondamentale? Continua a lavorare come prima e soffri.
  • Apri solo le lettere necessarie, inviando all'archivio o per la cancellazione del resto. Anche noi abusiamo di abbonamenti a cose inutili (l'abbonamento agli articoli Pc, al contrario, è molto necessario) e di conseguenza otteniamo più informazioni di quelle che possiamo leggere. Come distinguere le lettere necessarie? C'è una regola semplice, ma molto efficace: apri solo quelle lettere indirizzate a una persona specifica per te personalmente. Il resto - in una delle categorie descritte all'inizio dell'articolo sulla situazione.
  • Crea modelli. Spesso le risposte alle lettere sono piuttosto standard, cioè scrivi la stessa cosa. Hai notato che scrivi questa frase spesso? Crea un modello per una rapida copia-incolla o crearlo nel servizio di posta stesso.
  • Se la posta viene elaborata e c'è ancora tempo, è necessario utilizzarla in modo efficiente. Andiamo nella categoria delle lettere numero 3, 4 e 6, e imponiamo l'ordine lì.

Questo tutorial, che, come hai notato, è l'ordinamento corretto, è un'aggiunta eccellente ai suggerimenti di posta elettronica più generali del CEO di LinkedIn Jeff Weiner. Inoltre, da non perdere 10 suggerimenti per la spedizione di Leo Babauts. In realtà, ci sono molti modi aggiuntivi per ottenere il massimo dall'e-mail. Prova le tecniche applicabili a te stesso, analizza i risultati e non dimenticare di lasciare i tuoi consigli su come migliorare l'efficienza di lavorare con la posta elettronica nei commenti.

Immagine: Photo Credit: Carlo Mirante via Compfight cc
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